Le DMS représente le patrimoine informationnel de toute organisation commerciale et s'impose de plus en plus comme un système de gestion de documents numériques.
Les besoins des entreprises, en effet, exigent aujourd'hui qu'un document ne soit plus alloué sur un bureau, ou sur un PC local, mais qu'il soit toujours disponible et partagé, pour le transmettre à d'autres services internes, clients, fournisseurs.

Ce n'est pas seulement un choix de modernité, mais aussi un choix législatif:
les réglementations favorisent la conversion numérique rapide de tous les documents.
L'obligation d'émettre une facture électronique a imposé un outil de transmission des factures entre fournisseur et client, voire entre particuliers.